Coordonnateur ou Coordonnatrice des services

POSTE : Coordonnateur ou Coordonnatrice des services

La fédération des OSBL d’habitation de l’Outaouais compte plusieurs organismes membres, tous œuvrant pour le même but : permettre aux populations vulnérables de l’Outaouais d’accéder à une stabilité résidentielle et une meilleure qualité de vie.

La mission de la FOHO est de « Regrouper et représenter les OSBL d’hébergement et d’habitation communautaire de l’Outaouais afin de les accompagner dans la réalisation de leur mission. »

La FOHO est la référence incontournable de l’hébergement et de l’habitation communautaire en Outaouais.

En tant que Coordonnatrice des services, tu seras au cœur des opérations. Tu contribueras à améliorer les pratiques, à renforcer les liens entre les équipes et à assurer la qualité des services offerts aux membres.

Si tu es reconnu.e pour ta rigueur, ton esprit d’analyse et ta capacité à mobiliser les gens autour d’objectifs communs, ce rôle est pour toi.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

Sous la responsabilité de la direction, la coordonnatrice ou le coordonnateur des services joue un rôle clé dans le soutien administratif et organisationnel de l’équipe. Elle ou il contribue à la fluidité des opérations, favorise une communication efficace entre les différents services et veille à la continuité ainsi qu’à l’amélioration des services offerts.

Étant le premier point de contact pour les collaborateurs et les visiteurs de l’organisme, la coordonnatrice ou le coordonnateur des services assure un accueil chaleureux, personnalisé etprofessionnel. Il ou elle veille également au bon fonctionnement des activités de la FOHO et d’IHO.

Les tâches sont établies sur 2 axes

Soutien administratif - Direction FOHO et IHO – 50 %

· Soutenir la Direction dans la gestion administrative de la FOHO et d’IHO;

· Assumer le rôle de personne référence pour l’ensemble de l’équipe;

· Coordonner les procédures administratives de la FOHO et d’IHO;

· Faire les suivis et les négociations des contrats de service pour l’équipement bureautique et lié à l’immeuble (informatique, imprimante, télécommunication, entretien intérieur et extérieur, etc.);

· Gérer le courrier;

· Accueillir et répondre aux visiteurs, aux collaborateurs et aux membres qui viennent à la FOHO et les orienter vers le bon service;

· Répondre aux demandes de renseignements présentées par téléphone ou par voie électroniques et/ou acheminer ces demandes au bon service;

· Veiller à la mise en place, la gestion et le maintien du système de classement;

· Tenir à jour le cartable des opérations afin de respecter les dates butoirs des obligations et responsabilités de la FOHO et d’IHO (ex. renouvellement des demandes de financement, des redditions de compte, mise à jour des registres aux entreprises, renouvellement des contrats de service, etc.);

· Planifier avec la Direction la tenue de certaines activités de concertation internes et externes (réunions d’équipe, réunions du conseil d’administration, organisation de l’AGA et AGS, etc.);

· Rédiger certains documents administratifs, tels que les ordres du jour, les comptes rendus et les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration, AGA et AGS ou rencontres ponctuelles de concertation;

· Coordonner et rédiger le rapport d’activités de la FOHO et d’IHO en collaboration avec la Direction et les autres membres de l’équipe;

· Coordonner certains projets spéciaux tels que le projet concerté SPLI;

· Soutenir et/ou représenter, au besoin, la Direction ou l’organisme à certaines rencontres pour déterminer les enjeux, évaluer et recommander diverses mesures (ex. CRIO, SPLI, etc.) (aucune décision n’est prise par l’Adjoint de direction, sa responsabilité est de faire des rapports à la Direction);

· Offrir du soutien logistique pour l’organisation d’activités (événements, formation, réunions, etc.);

• * Toute autre tâche connexe.

Coordination interservices 50%

· Assurer une communication fluide et efficace entre les gestionnaires immobiliers et l’équipe de la comptabilité

· Identifier, analyser et résoudre les écarts ou problématiques entre les deux équipes

· Élaborer et mettre en place des tableaux de bord et des indicateurs de performance (KPIs)

· Effectuer le suivi de la performance en mesurant et analysant l’efficacité des services

· Produire des rapports administratifs, statistiques, ainsi que des sondages et enquêtes à des fins de suivi, de contrôle et d’amélioration

· Concevoir des présentations (ex. PowerPoint) et des outils de gestion pour la direction

· Participer à l’optimisation des processus en identifiant les enjeux et en proposant des solutions d’amélioration continue (approche Lean)

· Élaborer et standardiser des procédures et méthodes de travail simples afin de faciliter :

· Le contrôle des opérations

· Le transfert d’information entre les services

· L’amélioration de la qualité du service à la clientèle

formation, QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE

• Être titulaire d’un diplôme DEC en administration ou tout autre domaine en lien avec les fonctions et 5 ans d’expérience.

o OU

Être titulaire d’un BAC en administration ou tout autre domaine en lien avec les fonctions et 3 ans d’expérience.

• Une expérience dans un domaine communautaire ou dans une petite / moyenne entreprise sera prise en considération.
• Avoir une expérience en service à la clientèle
• Expérience en communication
• Expérience en comptabilité et reddition de compte
• Expérience de la coordination et de l’administration
• Expérience de gestion de projets complexes.
• Posséder une voiture et un permis de conduire valide

Connaissances exigées

· Connaissance approfondie du progiciel MS Office (Word, Excel, PowerPoint et calendrier

· Outlook) et de la base de données de gestion des relations avec la clientèle Salesforce.

• Excellente connaissance du français et anglais parlé et écrit
• Excellente maîtrise de la suite MS Office et Internet (Excel, PowerPoint, Outlook, Word)
• Connaître les normes en bureautique / administration;
• Maîtriser le rôle des CA, le rôle des administrateurs, les différentes formes d’assemblées, la formulation ou la modification des règlements généraux et des politiques internes, les procédures démocratiques, les différents documents administratifs pour incorporer un groupe, etc.;
• Maîtriser les particularités des OSBL et des COOPS (atout);
• Connaître le milieu du logement communautaire et de la construction;
• Être confortable avec les stratégies de financement, les subventions ponctuelles, prendre l’initiative de chercher de nouvelles sources de financement public ou au sein du secteur privé et de l’économie sociale (atout).

HABILETÉS

· Capacité de travailler en autonomie ainsi qu’en équipe.

· Capacité de faire preuve d’initiative quand les circonstances s’y prêtent et de répondre de manière appropriée aux demandes d’informations.

· Solides habiletés en gestion d’événements et en planification de leurs aspects logistiques.

· Capacité d’accomplir plusieurs tâches à la fois dans un environnement au rythme rapide où les priorités et les échéances changent et entrent parfois en conflit.

· Capacité de communiquer efficacement de vive voix et par écrit.

· Grand sens de l’organisation, esprit analytique, exactitude et sens du détail.

· Solides habiletés en relations interpersonnelles, en organisation et en synthèse de recherches.

· Capacité d’apprendre rapidement et de se familiariser avec des questions complexes et nuancées en habitation sociale.

Qualités requises

· Bonne gestion de stress

· Professionnel et souriant

· Autonome

· Discret, tact et diplomate

· Rigueur

· Fiable, sens accru des responsabilités

· Proactif

· Bonne écoute

· Patient

EXIGENCES PHYSIQUES/COGNITIVES

· Grandes exigences sur le plan visuel en raison du travail à l’ordinateur.

· Périodes prolongées passées en position assise (travail à l’ordinateur, réunions, etc.)

· Niveau élevé de concentration nécessaire.

· Très grande attention aux détails.

· Grandes exigences en matière d’analyse et d’interprétation.

EXIGENCES PSYCHOLOGIQUES

· Exigences de travail constamment liées à des délais d’exécution.

· Exposition moyenne au stress en raison d’interactions complexes, de relations avec les intervenants et d’exigences en matière de production de résultats.

· Exigence moyenne de se concentrer durant de longues périodes afin de maximiser la mobilisation des intervenants, de procéder à des analyses stratégiques de situation, d’interpréter des données et de réduire les erreurs au minimum.

· Capacité d’organiser efficacement son travail et de classer ses tâches par ordre de priorité.

· Niveau moyen d’intelligence émotionnelle afin de pouvoir établir et entretenir de bonnes relations, de communiquer clairement, d’influencer et d’inspirer les autres, de bien travailler en équipe et de gérer les conflits.

· Capacité de réagir de manière appropriée en cas d’évolution rapide des priorités.

· Adaptabilité au changement (organisationnel et environnemental).

· Des buts et des objectifs de rendement sont fixés annuellement et passés en revue régulièrement.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Poste permanent à temps plein (35h / semaine);

Taux horaire selon l’échelle salariale

Horaire de travail : de jour du lundi au vendredi et quelques soirs par mois, occasionnellement la fin de semaine ;

Contribution de l’employeur dans un REER ;

Accès à un régime d’assurance collective ;

Possibilité de télétravail pour une portion des tâches selon les exigences du rôle ;

Entrée en fonction dès que possible.

COMMENT SOUMETTRE VOTRE CANDIDATURE

Soumettre votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation par voie électronique à l’adresse courriel suivant : dg@la-foho.ca. Mettez en objet Candidature au poste de Coordonnateur ou Coordonnatrice des services

• Les candidatures seront examinées au fur et à mesure qu’elles seront reçues.

Nous remercions toutes les candidates et tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seules les personnes sélectionnées seront contactées.

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : 31,03$ à 35,48$ par heure

Avantages

• Assurance Dentaire
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Congés payés
• Stationnement sur place

Lieu du poste : Télétravail hybride à Gatineau, QC J8Y 1Y7